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NORMA INTERNACIONAL ISO 23081
De momento se cierra la serie de normas ISO 23081 de metadatos para la gestión de documentos. Desde la primera publicación de la parte 1 en 2004, estas normas han liderado el desarrollo de una sólida base para el desarrollo del marco de gestión de metadatos necesario para la buena gestión de los documentos electrónicos.
La
ISO 23081-1, Principios, se publicó
por primera vez en 2004, como una especificación técnica, pasando en 2006 a ser
una norma internacional, que fue ratificada en 2010.
La
ISO 23081-2, Aspectos conceptuales y
de implementación se publicó también como especificación técnica en 2007,
pasando en el 2009 a ser una norma internacional.
La
ISO 23081-3, es un informe técnico
que propone un método de autoevaluación del marco de gestión de metadatos para
la gestión de documentos. Se publicó en 2011 y presenta la novedad de que el
texto de la norma se acompaña de una hoja Excel, en la que se presentan una
serie de listas de verificación en forma de preguntas, que pueden ser
completadas con una puntuación y que producen un informe de evaluación de la
organización con respecto a los metadatos.
En Colombia, el Archivo General de la Nación suministra una guía para la implementación de dicho sistema:
NORMA INTERNACIONAL ISO 30300
La
serie de normas UNE-ISO 30300 sobre gestión documental (Management Systems for
Records) es un conjunto de estándares desarrollados por la organización ISO,
International Organization for Standarization y su Comité 46 de Información y
Documentación. Supone la alineación de las técnicas y los procesos documentales
con la metodología de los sistemas de gestión.
Para
la implantación de un sistema de gestión 30300 es imprescindible el liderazgo
de la alta dirección y la implicación de toda la organización. Los responsables
directos de la implantación deben tener conocimientos de gestión documental al
tiempo que de sistemas de gestión.
El
sistema de gestión propuesto por esta norma puede implementarse integrado con
otros sistemas de gestión permitiendo, con poco esfuerzo, aumentar la eficacia
de los mismos. También puede implementarse en organizaciones de cualquier
tamaño o sector.
Las
normas UNE-ISO 30300 tienen una relación muy estrecha con otras normas de
gestión de documentos, especialmente con ISO 15489, partes 1 y 2, que se
reconocen en la introducción como las normas fundacionales.
ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DE DOCUMENTOS
TE INVITAMOS A VER EL SIGUIENTE VÍDEO QUE NOS RELACIONA 10 TIPS QUE PODEMOS CONSIDERAR EN ISO 30300
NORMA INTERNACIONAL ISO 15489
La
norma ISO/IEC 15489 parte 1 y parte 2, fue creada por la Organización
Internacional de Normalización-ISO en Ottawa, Canadá, en el mes de septiembre
de 2000. Esta norma, hecha a partir de la Australiana AS 4390 (Record
Management) sobre gestión de documentos es la primera norma ISO elaborada para
la gestión integral de los sistemas archivísticos, los archivos y los
documentos de archivo.
La
Norma proporciona directrices respecto de la política de gestión documental,
explica en forma completa la asignación de responsabilidades que debe definir
un organismo en un sistema de gestión documental. Además, resalta la
importancia de la supervisión y auditoria, para lo cual presenta aspectos a
considerar, como son:
1. Responder
por el cumplimiento de normas que debe cumplir la organización.
2. Considerar
que los documentos sean plena prueba.
3. Optimizar
su rendimiento en la organización.
GENERALIDADES PARTE 1
La
norma considera, además, aspectos formales de conformidad y cambios en un
programa de gestión documental, para lo cual diseña una metodología que debe
responder a las necesidades del organismo que la acoge, e incluye los
siguientes aspectos:
- Investigación preliminar.
- Análisis de las actividades del negocio.
- Identificación de los requisitos para registros.
- Evaluación de sistemas existentes.
- Identificación de estrategias para satisfacer los requisitos de los registros.
- Diseño e implantación del sistema de registros.
- Implementación de un sistema de registros.
- Revisión posterior a la implantación.
El
sistema de gestión documental debe realizar el registro de cada documento del
sistema, para luego clasificarlo, asignarle metadatos, números y códigos,
definir su almacenamiento y acceso para consulta e incluir su trazabilidad y la
disposición final.
GENERALIDADES PARTE 2
La segunda parte
especifica la metodología para la implementación de la norma La ISO/IEC 15489-1
en todas las organizaciones, respetando la legislación y reglamentación que
aplique a nivel nacional. Presenta un panorama de los procesos y factores a
considerar, y productos para el diseño e implementación de un Sistema de
Registros de cada uno de los puntos especificados en la parte 1 de la norma.
Además especifica los
instrumentos usados en las operaciones de los registros, especificando los
siguientes aspectos:
- Instrumentos principales.
- Clasificación de las actividades del negocio, con su respectivo método para desarrollarlo.
- Controles de Vocabulario.
- Tesauros.
- Autoridad para la disposición de registros.
- Programa de clasificación de seguridad y acceso a los registros.
- Almacenamiento de los registros.
- Uso y seguimiento de los registros.
- Implementación de la disposición de los registros.
- Monitoreo y auditoría de los registros.
HAZ CLIC EN EL SIGUIENTE VÍDEO...¡¡¡
ANTECEDENTES ARCHIVISTICOS
La
archivística es una ciencia relativamente moderna con origen en el siglo XIX.
Se inicia con el nombre de archivología. Se comienza como una ciencia que se va
a encargar del arreglo y la conservación de los archivos.
La
independencia de la archivística de otras ciencias históricas es relativamente
moderna. En 1898 se publica, en inglés, el primer manual sobre archivístico,
que se traduce al español en 1940.
Aún
no están definidos los campos de la archivística, no tiene un lenguaje propio;
el que tiene es prestado de la historia, de la paleografía y la
biblioteconomía.
El nacimiento como disciplina es reciente.
Partiendo
de la experiencia ha desembocado en la fijación de unos principios esenciales,
en una metodología y en un lenguaje propio que la identifica como una ciencia
diferente a otras. La archivística, hoy en día, se encuadra dentro de las
ciencias técnicas de la documentación e información. Es una disciplina
práctica.
En
sus orígenes, la archivología nace unida a la diplomática, a la paleografía y a
la biblioteconomía. Es una dependencia negativa, no la deja avanzar y apenas
tendrá distinciones en cuanto a metodología y terminología. La formación de los
archiveros se producía en la escuela diplomática del siglo XIX.
Se
desarrolla la idea de que los documentos se pueden organizar de acuerdo a la
estructura de la institución de la que proceden, diferenciándose de las
bibliotecas.
En Colombia existen diversos elementos que dieron origen a este tema.
Te invitamos a leer el siguiente texto, haciendo clic al siguiente link:
IMPORTANCIA DEL INVENTARIO DOCUMENTAL
Es
importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede
parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para
cualquier empresa.
Sin
embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante
obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la
empresa estén controlados y centralizados.
Es
muy posible que las empresas realicen operaciones en diferentes países con muchas
tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa
tenga algún tipo de organización de sus documentos.
Hoy
en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de
documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la
información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión
documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida,
junto con instalaciones de recuperación eficientes.
Otra
ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y
seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de
información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los
ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera
más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer
la administración más flexible.
El
sistema de gestión documental le proporciona un portal web (intranet) con
acceso desde el navegador para poder acceder a todos los documentos, registros
de la empresa y cualquier otro tipo de información. El sistema se acerca al
entorno de la oficina sin papel por lo que es más fácil y económico obtener sus
documentos y archivos del negocio y otra información archivada.
Dentro
de las empresas que necesitan realizar tareas de aprobación con la
documentación (facturas, contratos, …), el sistema de gestión documental le
permite definir los flujos de aprobación que tiene que tener cada tipo de
documento, y de esta forma el propio sistema de gestión documental realiza gran
parte del trabajo de asignación, recordatorios y registro de toda esta
documentación.
La
gestión documental se ha vuelto casi indispensable en los bufetes de abogados
debido a la enorme cantidad de papel generado. Con el sistema de gestión de
documentos legales en su lugar, los abogados son capaces y obtienen una ventaja
competitiva al gestionar mejor sus casos. La automatización de documentos para
bufetes de abogados beneficia la administración eficiente de toda la
documentación en papel.
EMPRESAS QUE CUIDAN EL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Sabias que existen empresas que cuidan el patrimonio documental?
TE INVITAMOS A LEER EL SIGUIENTE LINK DONDE PODEMOS EVIDENCIAR UN REPORTAJE DEL TIEMPO SOBRE LAS EMPRESAS QUE CUIDAN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL EN COLOMBIA...
PASO A PASO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL - FUID
Es muy importante tener muy claro el debido diligenciamiento del FUID ya que esto permite obtener un inventario documental acorde a las especificaciones técnicas brindadas por la disposición legal vigente en Colombia.
Para tal efecto, a continuación describiremos el paso a paso:
ENTIDAD REMITENTE: Debe colocarse el nombre de la Entidad responsable de la documentación que se va a transferir.
ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo de la Entidad que produjo o produce los documentos.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe consignarse el nombre de la
dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual depende la oficina
productora.
OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la
unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en
ejercicio de sus funciones.
OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario,
que puede ser: transferencias, primarias, secundarias, valoración de fondos
acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias individuales por
vinculación, traslado o desvinculación de la Entidad.
HOJA N°: Se enumerará cada hoja del inventario consecutivamente
y Se registrará el total de las hojas del inventario.
REGISTRO DE ENTRADA: Se diligencia solo para
transferencias primarias y secundarias. Debe consignarse en las tres primeras
casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la
transferencia (año, mes y día). En NT se anotará el número de la transferencia.
N° DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva
el número correspondiente a cada
uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de
conservación.
CÓDIGO: Sistema convencional establecido por
la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series y
subseries o asuntos relacionados.
NOMBRES DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS: Debe anotarse el nombre asignado
al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio
de sus funciones específicas. Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de
entidades o dependencias, el asiento corresponderá
a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales el
asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
FECHAS EXTREMAS: Debe consignarse la fecha inicial y
final de cada unidad descrita (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos
correspondientes al año. En caso de una sola fecha se anotará esta. Cuando la
documentación no tenga fecha se anotará s.f.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Se consignará el número asignado a
cada unidad de almacenamiento. En la columna “otro” se registrará las unidades
de conservación diferentes estableciendo el nombre en la parte de arriba y debajo
el número correspondiente.
NÚMERO DE FOLIOS: Se anotará el número total de folios
contenido en cada unidad de conservación descrita.
SOPORTE: Se utilizará esta columna para
anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C),
soportes electrónicos (CD, DK, DVD, etc.)
FRECUENCIA DE CONSULTA: Se debe consignar si la documentación
registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto se
tendrán en cuenta los controles y registros de préstamos y consulta de la
oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará
especialmente para el inventario de fondos acumulados.
NOTAS: Se consignarán los datos que sean
relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.
Para
la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos,
circulares, entre otros se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por
error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes
documentos.
Para
los expedientes deberán registrarse la existencia de anexos: circulares, actas,
memorando, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías
o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal: de estos deben
señalarse en primero lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo
una hoja con fotografías sueltas; luego el número consecutivo (si lo tiene),
fecha, asunto o tema de cada anexo.
HAZ CLIC EN EL SIGUIENTE VÍDEO DONDE PODEMOS AMPLIAR MÁS INFORMACIÓN PARA APRENDER A DILIGENCIAR EL FUID....
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
En Colombia en conformidad a la disposición legal, el Archivo General de la Nación establece un FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Haz click en el siguiente vinculo...
INVENTARIO DOCUMENTAL Y SU COMPONENTE LEGAL
Teniendo en cuenta la normatividad vigente en Colombia, en los acuerdos 038 y 042 donde se establece los parámetros para organizar los archivos en las entidades públicas o privadas dando cumplimiento a la función pública, en el cual también se regula el Inventario único Documental y se dan las pautas para dicho efecto.
En su componente legal, el inventario documental puntualmente en el articulo 26 de la Ley 504 de 2000 "Ley General de Archivos" es muy clara en precisar que "Es obligación de las Entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases".
Adicionalmente es importante tener presente:
ACUERDO N° 042
"Por
el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de
gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los
artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000."
SUSTENTACIÓN LEGAL
LEY 734 - (Código Disciplinario)
(DEBERES)Articulo 34:Numeral 5 - Custodiar y cuidar la documentación
e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su
cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción,
destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
(PROHIBICIONES) Articulo 35: Numeral
13 - Ocasionar daño o
dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan
llegado a su poder por razón de sus funciones.
CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL
Articulo 251 El documento Público- Es un documento otorgado por
funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
TE INVITAMOS A DAR CLICK AL SIGUIENTE VÍDEO, DONDE UN FUNCIONARIO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN NOS AMPLIA EL COMPONENTE LEGAL PARA EL INVENTARIO DOCUMENTAL....
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
La distribución de documentos se pueden llevar a cabo de las siguientes actividades:
Distribución de documentos externos
- Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
- Clasificación de las comunicaciones.
- Organización de documentos en carpetas, buzones o casilleros.
- Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
- Reasignación de documentos mal direccionados.
- Registro de control de entrega de documentos recibidos.
Distribución de documentos internos
- Identificación de dependencias.
- Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
- Registro de control de entrega de documentos internos.
Distribución de documentos enviados
- Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
- Control del cumplimiento de requisitos del documento.
- Métodos de empaque y embalaje.
- Peso y porteo de documentos.
- Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
- Control y firma de guías y planillas de entrega.
- Control de devoluciones.
- Organización mensajería externa.
- Registro de control de envío de documentos.
HAZ CLIC EN EL SIGUIENTE VÍDEO....¡¡
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
TIPOS DE PRODUCCIÓN
Expresan lo tratado en una reunión o situación específica
son documentos que adquieren valor administrativo, Legal, Jurídico e Histórico
desde el momento de su creación.
Clases de
Actas:
- Actas de Comité
- Actas de Consejo municipal.
- Actas de Consejos.
- Actas de Juntas Directivas.
- Actas de Asambleas.
- Actas de Reuniones Administrativas.
- Actas de Levantamiento de Cadáveres.
- Actas de Bajo en inventarios.
- Actas de Eliminación de Documentos.
- Actas de Entrega.
CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS
Es un documento en la cual como su nombre lo dice se hace constar un hecho, que puede estar en transición es decir que no ha finalizado, y es expedido por la autoridad competente a petición del interesado.
INFORMES
Es un documento que describe o da a conocer el estado de
cualquier actividad, estudios, Investigación
o proyecto de carácter administrativo. Consta de las partes que se aplican a
continuación.
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