IMPORTANCIA DEL INVENTARIO DOCUMENTAL
Es
importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede
parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para
cualquier empresa.
Sin
embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante
obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la
empresa estén controlados y centralizados.
Es
muy posible que las empresas realicen operaciones en diferentes países con muchas
tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa
tenga algún tipo de organización de sus documentos.
Hoy
en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de
documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la
información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión
documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida,
junto con instalaciones de recuperación eficientes.
Otra
ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y
seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de
información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los
ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera
más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer
la administración más flexible.
El
sistema de gestión documental le proporciona un portal web (intranet) con
acceso desde el navegador para poder acceder a todos los documentos, registros
de la empresa y cualquier otro tipo de información. El sistema se acerca al
entorno de la oficina sin papel por lo que es más fácil y económico obtener sus
documentos y archivos del negocio y otra información archivada.
Dentro
de las empresas que necesitan realizar tareas de aprobación con la
documentación (facturas, contratos, …), el sistema de gestión documental le
permite definir los flujos de aprobación que tiene que tener cada tipo de
documento, y de esta forma el propio sistema de gestión documental realiza gran
parte del trabajo de asignación, recordatorios y registro de toda esta
documentación.
La
gestión documental se ha vuelto casi indispensable en los bufetes de abogados
debido a la enorme cantidad de papel generado. Con el sistema de gestión de
documentos legales en su lugar, los abogados son capaces y obtienen una ventaja
competitiva al gestionar mejor sus casos. La automatización de documentos para
bufetes de abogados beneficia la administración eficiente de toda la
documentación en papel.
12 de septiembre de 2018, 1:25 p.m.
la información y los temas que presentan son prácticos y apoyan a los procesos archivisticos que en algunas ocasiones se vuelven incomprensibles. Sus artículos apuntan a las buenas practicas archivistas.