CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN
PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
La clasificación documental se basa en diversos principios fundamentales previos:
1. Se debe tener en cuenta que la clasificación es antes de la ordenación.
2. La clasificación debe ser consistente: es muy importante
que los niveles sucesivos sean consistentes, es decir, que en un mismo nivel se
han de incluir sólo funciones o actividades o materias. Así si en un nivel se
recogen series documentales, no se pueden mezclar con funciones o actividades o
con Órganos que corresponderían a las secciones y subsecciones.
3. Se debe evitar en la clasificación documentos etiquetados en varios.
4. El los archivos administrativos la clasificación será establecida a posteriori y no a priori,
es decir, la función determinará la clase y no a la inversa. Las clases se
crearán según la experiencia pruebe su necesidad, o sea, a medida que se
produzcan los documentos en el desarrollo de las funciones. A medida que la
función se despliegue en actividades, la clasificación se dividirá en igual
número de subclases (secciones y subsecciones funcionales).
5. Los documentos también pueden clasificarse con relación a
los Órganos de una entidad (organigrama), (secciones y subsecciones orgánicas).
Los documentos deben clasificarse sólo en casos
excepcionales por materias o asuntos.
En la siguiente gráfica podemos ilustrar mejor dicha clasificación:
ORDENACIÓN DOCUMENTAL
Ordenar es una tarea material, el cual consiste en determinar un criterio por el cual los documentos, expedientes o series serán ubicados de forma correlativa y así mismo establecer el criterio de ordenación que para el caso que resulte más cómodo y lógico para la localización y recuperación de los documentos en sus carpetas o archivadores.
Para lograr este paso, debemos tener en cuenta los siguientes tipo de ordenación:
1. ORDENACIÓN CRONOLÓGICA: Se basa en el elemento base y estable de cualquier documento (fecha, año, mes, día).
2. ORDENACIÓN ALFABÉTICA: Como su nombre lo indica, es organizar los documentos en orden alfabético.
3. ORDENACIÓN NUMÉRICA: Se utiliza más que todo para expedientes en el momento de inicio de un trámite como por ejemplo historias clínicas, procesos judiciales, entre otros.
4. ORDENACIÓN SISTEMÁTICA: Se toma como un elemento ordenador de un cuadro clasificador preestablecido.
Ordenar es una tarea material, el cual consiste en determinar un criterio por el cual los documentos, expedientes o series serán ubicados de forma correlativa y así mismo establecer el criterio de ordenación que para el caso que resulte más cómodo y lógico para la localización y recuperación de los documentos en sus carpetas o archivadores.
Para lograr este paso, debemos tener en cuenta los siguientes tipo de ordenación:
1. ORDENACIÓN CRONOLÓGICA: Se basa en el elemento base y estable de cualquier documento (fecha, año, mes, día).
2. ORDENACIÓN ALFABÉTICA: Como su nombre lo indica, es organizar los documentos en orden alfabético.
3. ORDENACIÓN NUMÉRICA: Se utiliza más que todo para expedientes en el momento de inicio de un trámite como por ejemplo historias clínicas, procesos judiciales, entre otros.
4. ORDENACIÓN SISTEMÁTICA: Se toma como un elemento ordenador de un cuadro clasificador preestablecido.
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