NORMA INTERNACIONAL ISO 15489
La
norma ISO/IEC 15489 parte 1 y parte 2, fue creada por la Organización
Internacional de Normalización-ISO en Ottawa, Canadá, en el mes de septiembre
de 2000. Esta norma, hecha a partir de la Australiana AS 4390 (Record
Management) sobre gestión de documentos es la primera norma ISO elaborada para
la gestión integral de los sistemas archivísticos, los archivos y los
documentos de archivo.
La
Norma proporciona directrices respecto de la política de gestión documental,
explica en forma completa la asignación de responsabilidades que debe definir
un organismo en un sistema de gestión documental. Además, resalta la
importancia de la supervisión y auditoria, para lo cual presenta aspectos a
considerar, como son:
1. Responder
por el cumplimiento de normas que debe cumplir la organización.
2. Considerar
que los documentos sean plena prueba.
3. Optimizar
su rendimiento en la organización.
GENERALIDADES PARTE 1
La
norma considera, además, aspectos formales de conformidad y cambios en un
programa de gestión documental, para lo cual diseña una metodología que debe
responder a las necesidades del organismo que la acoge, e incluye los
siguientes aspectos:
- Investigación preliminar.
- Análisis de las actividades del negocio.
- Identificación de los requisitos para registros.
- Evaluación de sistemas existentes.
- Identificación de estrategias para satisfacer los requisitos de los registros.
- Diseño e implantación del sistema de registros.
- Implementación de un sistema de registros.
- Revisión posterior a la implantación.
El
sistema de gestión documental debe realizar el registro de cada documento del
sistema, para luego clasificarlo, asignarle metadatos, números y códigos,
definir su almacenamiento y acceso para consulta e incluir su trazabilidad y la
disposición final.
GENERALIDADES PARTE 2
La segunda parte
especifica la metodología para la implementación de la norma La ISO/IEC 15489-1
en todas las organizaciones, respetando la legislación y reglamentación que
aplique a nivel nacional. Presenta un panorama de los procesos y factores a
considerar, y productos para el diseño e implementación de un Sistema de
Registros de cada uno de los puntos especificados en la parte 1 de la norma.
Además especifica los
instrumentos usados en las operaciones de los registros, especificando los
siguientes aspectos:
- Instrumentos principales.
- Clasificación de las actividades del negocio, con su respectivo método para desarrollarlo.
- Controles de Vocabulario.
- Tesauros.
- Autoridad para la disposición de registros.
- Programa de clasificación de seguridad y acceso a los registros.
- Almacenamiento de los registros.
- Uso y seguimiento de los registros.
- Implementación de la disposición de los registros.
- Monitoreo y auditoría de los registros.
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