ARCHIVOPOLI: PASO A PASO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

PASO A PASO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL - FUID

Posted in | a la/s abril 26, 2017

Es muy importante tener muy claro el debido diligenciamiento del FUID ya que esto permite obtener un inventario documental acorde a las especificaciones técnicas brindadas por la disposición legal vigente en Colombia.

Para tal efecto, a continuación describiremos el paso a paso:

ENTIDAD REMITENTE: Debe colocarse el nombre de la Entidad responsable de la documentación que se va a transferir.

ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo de la Entidad que produjo o produce los documentos.

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual depende la oficina productora.

OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: transferencias, primarias, secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias individuales por vinculación, traslado o desvinculación de la Entidad.

HOJA N°: Se enumerará cada hoja del inventario consecutivamente y Se registrará el total de las hojas del inventario.

REGISTRO DE ENTRADA: Se diligencia solo para transferencias primarias y secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes y día). En NT se anotará el número de la transferencia.

N° DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.

CÓDIGO: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series y subseries o asuntos relacionados.

NOMBRES DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.

FECHAS EXTREMAS: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. En caso de una sola fecha se anotará esta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna “otro” se registrará las unidades de conservación diferentes estableciendo el nombre en la parte de arriba y debajo el número correspondiente.

NÚMERO DE FOLIOS: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

SOPORTE: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD, etc.)

FRECUENCIA DE CONSULTA: Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamos y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.

NOTAS: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.

Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.

Para los expedientes deberán registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorando, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal: de estos deben señalarse en primero lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con fotografías sueltas; luego el número consecutivo (si lo tiene), fecha, asunto o tema de cada anexo.

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