ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
ALGUNOS CONCEPTOS IMPORTANTES QUE DEBEMOS TENER EN CUENTA EN LAS ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS:
Producción
Documental: Es la generación de documentos de
las instituciones en cumplimiento de sus funciones
Recepción
de documentos: Conjunto de operaciones de
verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de
los documentos que son remitidos por una persona natural o Jurídica.
Distribución
de documentos: Actividades tendientes a garantizar
que los documentos lleguen a su destinatario.
Tramite
de documentos: Es el curso del documento desde su
producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
Organización
documental: Se define como el conjunto de
acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los
documentos de una institución, como parte integral de los procesos
archivísticos.
Consulta
de documentos: Es el acceso a un documento o grupo
de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
Conservación
de documentos: Es el conjunto de medidas
preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y
funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
Disposición
final: Allí se determinó decisión resultante
de la valoración hecha en la tercera etapa del ciclo vital de los documentos,
resultado de la valoración secundaria determinando su valor
permanente, su eliminación, selección por muestreo así como la
implementación para la conservación en una Tecnología de imagen
(microfilmación o digitalización).
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